Kế toán viên đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, phát triển kinh tế của doanh nghiệp. Sử dụng công cụ excel hay tải phần mềm kế toán sẽ hữu ích cho thao tác nghiệp vụ nhanh chóng, hiệu quả hơn, giảm sai sót.

Kế toán hóa đơn là 1 nghiệp vụ quan trọng, có liên quan đến báo cáo tài chính, kê khai với cơ quan chức năng. Yêu cầu chuyên viên kế toán cần nắm rõ nghiệp vụ và thực hiện đúng nguyên tắc để đảm bảo thông tin chính xác. Dưới đâu là chia sẻ về nghiệp vụ của kế toán hóa đơn và những nguyên tắc cần tuân thủ, sẽ hữu ích cho các kế toán viên.

Hiểu về nhiệm vụ của kế toán hóa đơn cần thực hiện

Hóa đơn chứng từ là giấy tờ quan trọng, có giá trị pháp lý trước pháp luật. Kế toán viên cần theo dõi, ghi chép và tập hợp hóa đơn chứng từ để tạo bảng báo cáo tài chính. Kế toán hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát về các hoạt động giao dịch của công ty.

Nhiệm vụ của kế toán hóa đơn cụ thể là gì?

  • Kế toán viên xuất hóa đơn, thực hiện lập hóa đơn bán hàng theo quy định và các thông tư ghi rõ. Thông tin xuất trên hóa đơn được ghi theo mẫu quy định, với đầy đủ thông tin hàng hóa, thuế phí và cả số tiền nhận về, chữ ký xác nhận của người bán hàng, đơn vị bán hàng…
  • Kế toán hóa đơn sẽ thu thập hóa đơn xuất ra và nhận về, thống kê tạo lập bảng biểu, thông tin thu chi với ngày tháng đầy đủ. Yêu cầu cần có bảng kê thu – chi chi tiết để theo dõi vấn đề tài chính doanh nghiệp hiệu quả.
  • Kiểm tra rà soát lại thông tin hóa đơn, có hình ảnh và hóa đơn trực tiếp đi kèm để chứng minh tính xác thực. Trường hợp bị mất hóa đơn cần photo và xác thực hóa đơn y sao bản chính.

Nguyên tắc lập và xuất hóa đơn doanh nghiệp

Kế toán viên sẽ là người trực tiếp lập và xuất hóa đơn, cần nắm rõ đặc trưng và các loại hình hóa đơn, quy định pháp luật. Hiện nay, có 3 loại hóa đơn mà kế toán cần lưu ý:

  • Hóa đơn tự in do doanh nghiệp tự thiết kế và tự in trong hoạt động kinh doanh dịch vụ/ hàng hóa.
  • Hóa đơn thuê in được in theo mẫu của cơ quan quản lý thuế pháp hành.
  • Hóa đơn điện tử áp dụng với các đơn vị kinh doanh thương mại điện tử, tuân theo quy định trong Luật giao dịch điện tử.

Quy định về xuất hóa đơn mà kế toán viên cần lưu ý:

  • Hóa đơn được lập ngay sau khi xuất hàng hóa, đúng theo số liệu giao cho khách hàng và số tiền nhận về, dù đã trả hết tiền hay chưa.
  • Trường hợp khấu trừ thuế thì yêu cầu doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thuế GTGT theo quy định. 
  • Xuất hóa đơn GTGT cần cung cấp các chứng từ liên quan: hợp đồng mua bán, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu thu/ chi tiền, biên bản thanh lý hợp đồng…

Việc xuất hóa đơn được nhà nước kiểm soát nghiêm ngặt, yêu cầu cần chuyên viên kế toán cần thực hiện chính xác, hợp lệ. Kế toán hóa đơn với nhiều vấn đề cần thực hiện: ghi chép, lưu trữ hóa đơn, xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn… Tránh sai sót dẫn đến báo cáo sai lệch với các số liệu tài chính khác.

Sử dụng phần mềm chuyên dụng sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong kế toán hóa đơn hay các nghiệp vụ khác. Tham khảo thông tin phần mềm tại https://sme.misa.vn/62760/download-phan-mem-ke-toan-mien-phi-full-16-phan-he/ để có lựa chọn và giải pháp kế toán hiệu quả.